Internet transgenerazionale e gestione documentale

All’ingresso del museo Correr a Venezia, la guida che ci porterà a visitare le sale monumentali della biblioteca marciana ci chiede dove abbiamo saputo dell’iniziativa. Siamo un grupppo composito: famiglie, coppie anziane, qualche giovane…una signora sopra i cinquanta dichiara risoluta: “internet! passaparola via e-mail…”, un signore distinto “sul sito della marciana”, noi “su facebook! il gruppo innovatori…” e anche se qualcuno nascondeva dietro la schiena una brochure, si può ormai dire che internet non è più il mezzo di comunicazione “più amato” solo “dagli italiani” giovani. La nostra guida ha aggiunto che le informazioni a stampa non erano aggiornate, che il sito era il riferimento più certo per orari, appuntamenti ed eventi.

Riflettevo su quanta carta vada sprecata: eventi annullati, modificati, spostati. Questa riflessione mi ha portato a valutare un problema frequente nelle aziende: stampare 10.000 cataloghi e poi accorgersi che un migliaio rimangono segregati in azienda: sono “indispensabili” su ogni scrivania, si riempiono di appunti, di note, di post-it; vengono distribuiti a fornitori e collaboratori e ancora una volta utilizzati per raccogliere stimoli ed idee.

A parte lo spreco di carta e quello economico (un nostro cliente ha prodotto cataloghi che in effetti distribuisce in vendita al prezzo di 50 euro cad’uno), la mia attenzione si è spostata sulla ingestibilità di queste informazioni.

Sicuramente lo stimolo mi è venuto da un articolo sulla gestione documentale che faceva notare come questa conoscenza, spesso fondamentale nelle aziende, vada dispersa letteralmente “ai margini”.

Come raccogliere questi dati, idee, spunti e renderli patrimonio condiviso. Gli strumenti informatici per fare ordine ci sono, bisogna avere il coraggio di usarli consapevoli che razionalizzare è un mezzo per allocare in modo intelligente risorse economiche a volte scarse. Concentrarsi sulla finalità principe della documentazione cioè mostrare, informare, vendere e non ragionare su se stessi: secondo me questa è una buona idea!