Comunicazione tecnica e testo: cos’è l’ITS e come scrivere per essere comprensibili (e traducibili)

Comunicazione tecnica

La comunicazione tecnica ha delle caratteristiche che la differenziano da altre tipologie di comunicazione. Ma condivide la più importante: deve appunto comunicare. C’è comunicazione quando un contenuto viene compreso dall’utente e non solo ascoltato, letto o visto.

Per questo motivo è necessario essere estremamente semplici o quantomeno, se conosciamo il nostro utente, in linea con le sue conoscenze e la sua cultura.

Se non conosciamo l’utente dobbiamo tarare il nostro linguaggio su un grado di competenza linguistica corrispondente alla terza media, questo ci consigliano gli esperti. Per i blogger come me in questo caso, il parallelo è la Flesh Reading Ease. Io vi conosco uno per uno 😀 e so che posso permettermi frasi come queste che il software di ottimizzazione SEO mi segnala regolarmente.

Ma perché in questo blog ci stiamo occupando di scrittura? Ho avuto il piacere di assistere alla prima tappa del road show di ITS, organizzato da COM&TEC a Vicenza.

ITS ovvero Italiano Tecnico Semplificato

Si tratta di un metodo pensato per aiutare i comunicatori tecnici a scrivere in modo corretto in termini di ambiguità, complessità e traducibilità.

Uno dei motivi che rende interessante questo metodo proprio in questo momento è la sua ottima traducibilità grazie a strumenti di traduzione automatica e assistita (non nasce con questo scopo, ma il risultato è anche questo).

Frasi contorte, ambigue e poetiche sono traducibili correttamente con molta difficoltà dagli esseri umani, ma non sono traducibili da una macchina, soprattutto perché con i sistemi di traduzione automatica il testo viene spezzato in frasi singole che non sono più in relazione al contesto.

Alcune indicazioni pratiche

Ma torniamo al metodo. Durante l’incontro si è fatta informazione, non formazione come ci ha tenuto a precisare Ilaria Gobbi, linguista artefice di questo progetto.

Però alcune indicazioni operative sono state date. Ve ne ripropongo qualcuna non con lo scopo di insegnare, ma di far riflettere su certe abitudini consolidate.

Parliamo appunto di testo tecnico, quindi il contesto di cui ci occupiamo sono ad esempio le istruzioni e la manualistica tecnica.

Questi documenti specifici si chiamano tecnicamente testi prescrittivi e sono strutturati in

• parte prescrittiva
• parte descrittiva
• parte istruzionale-normativa

Questa suddivisione aiuta il comunicatore tecnico a organizzare i contenuti.

I contenuti devono essere esposti in modo coerente utilizzando

• vocabolario limitato (per esprimere i concetti generali)
• vocabolario tecnico preciso (per i prodotti e i componenti)
• frasi brevi senza subordinate incisi
• frasi di massimo 30 parole (nella parte descrittiva)
• frasi di massimo 25 parole (nella parte istruzionale-normativa)
• frasi che non diventano ambigue estrapolate dal contesto
• coerenza teminologica (non usare sinonimi)
• creazione di elenchi verticali per raccontare procedure
• usare articoli e preposizioni
• usare infinito presente e imperativo (e poco altro)

Durante la presentazione si sono analizzate delle situazioni tipo con alcuni esempi di soluzione.

Sono poi seguite testimonianze di aziende che hanno adottato o stanno per adottare questo metodo di lavoro.

ITS e Industria 4.0

Un altro motivo che rende interessante questo metodo proprio in questo momento è il suo utilizzo nell’ambito del machine learning, per esempio nei chatbot come ci hai raccontato Tiziano Sicilia, presidente di COM&TEC. Nutrire un chatbot con dei contenuti puliti e coerenti rende il sistema più efficiente e governabile.

Se il metodo ti ha incuriosito o se ne cominci a percepire i benefici, al COM&TEC sapranno fornirti consulenza e formazione personalizzate.

My two cents ovvero la mia opinione

Se la tua azienda non è ancora pronta, comincia tu stesso a ragionare sugli spunti pratici e a farne tesoro.

Noi non ci occupiamo quasi mai di scrittura, ma gestiamo la relazione con i traduttori e dobbiamo rappresentare con immagini e disegni quello che viene raccontato a parole.

Per la mia esperienza, il testo che viene scritto dai redattori tecnici delle aziende ha spesso tutti i difetti che ITS cerca di correggere. Frasi lunghe, sinonimi, uso di sintassi complesse, ambiguità.

Consapevoli di questo, cominciare a razionalizzare il modo in cui si scrive (in cui si scriverà in futuro) va a beneficio dell’usabilità del manuale oltre che in direzione di una riduzione di costi (traduzioni).

Un testo semplice, sintetico e chiaro è più facile da leggere. Non è vero che nessuno legge le istruzioni, ma se sono scritte male è più probabile che vengano abbandonate.

Se le istruzioni non vengono usate, difficilmente avremo un cliente soddisfatto del prodotto. Pensaci!

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Il testo delle istruzioni è un argomento interessante che abbiamo trattato diverse volte.

In questo post abbiamo parlato del gergo e dei problemi che genera il suo utilizzo

https://www.studiodz.it/comunicazione-tecnica/istruzioni-per-luso-il-gergo-e-le-specificita/

In questo post abbiamo ragionato su come ottimizzarlo

https://www.studiodz.it/comunicazione-tecnica/istruzioni-per-luso-ottimizzare-il-testo/

Qui ci siamo interrogati su chi va creato prima, testo o immagini

https://www.studiodz.it/comunicazione-tecnica/istruzioni-duso-prima-il-testo-o-le-illustrazioni/