Flessibilità vs Efficienza nell’automazione della documentazione tecnica

Nell’ambito della documentazione tecnica, da anni ormai esistono soluzioni che permettono di separare il “contenuto” della documentazione dalla sua “formattazione” e dal “contenitore” utilizzato.

Per comprendere al meglio la questione, una piccola nota sui termini.

• Il contenuto riguarda testi, immagini, disegni, prezzi, icone, …
• La formattazione si riferisce invece a elementi come neretto, stile titolo, stile nota, …
• Infine per contenitore si intende lo strumento con cui le informazioni vengono veicolate: catalogo, listino prezzi, manuale istruzioni, brochure, sito web, etc.

Centrale in queste soluzioni è un’organizzazione dei contenuti attraverso un approccio strutturato e razionale. 

Elemento essenziale è pertanto un’interfaccia grafica in cui si costruiscono aggregazioni di contenuti mantenendo un collegamento all’archivio/database/pim in cui i dati aziendali su prodotti e servizi sono raccolti. I successivi aggiornamenti sul materiale sorgente si riflettono sulle varie aggregazioni.

Per fare un esempio possiamo pensare a un listino prezzi in cui lo stesso prodotto viene proposto come accessorio di diversi articoli. Quando il prodotto viene aggiornato nella base dati, ogni ambito della documentazione in cui il prodotto viene utilizzato si modificherà di conseguenza. E questo vale per tutte le “forme” che l’“aggregazione” ha assunto, sia nel cartaceo che nel web.

Apparentemente il flusso delle informazioni è lineare. Il database fornisce i dati al software di interfaccia grafica che consente a un tool di impaginazione automatica di sviluppare diversi progetti digitali o cartacei.

Sulla carta, molto facile. Eppure i dettagli del processo nascondono alcune complessità. 

Serve innanzitutto creare delle regole grafiche che consentano al software di realizzare autonomamente i diversi progetti mantenendo sempre il collegamento con la base dati. L’impaginazione in questo modo avviene in modo automatico.

Il proliferare di regole però complica tutta la struttura. Minando l’efficienza del processo in particolare nei momenti di aggiornamento.

Qual è l’approccio migliore? 

Come sempre pragmatismo e buon senso aiutano. La regola principale riguarda infatti il bilanciamento di flessibilità ed efficienza. Serve cercare di creare un numero limitato di aspetti grafici che copra tutte le necessità standard.

Se si desidera creare un aspetto diverso è necessario concordarlo con il programmatore o comunque mettere in campo anche competenze diverse da quelle grafiche. Quando si crea un aspetto, lo si fa pensando di utilizzarlo molte volte. Non è pensabile avere un aspetto o più di uno per ogni pagina perché è un processo laborioso, più laborioso dell’impaginazione manuale.

Se quindi non c’è la possibilità di razionalizzare limitando gli aspetti o c’è la necessità addirittura di studiare di volta in volta soluzioni personalizzate, è poco praticabile usare questi meccanismi alla loro massima potenza.

Se si vuole, o si deve, essere completamente flessibili, si usano strumenti ibridi che permettono di pescare dai dati in fase di costruzione di un layout completamente libero e differente su tutte le pagine e che consentono l’aggiornamento semplificato degli elementi chiave, ad esempio i prezzi.

In questo caso non si rigenera ogni volta il documento, ma si interviene con modifiche progressive come l’aggiunta di prodotti, pagine, etc. direttamente lì. 

Riassumendo, per quanto flessibile possa essere il software di impaginazione automatica, è complesso gestire progetti che non sono ben definiti in partenza o che subiscono evoluzioni di struttura (regole) non uniformi. In questo caso meglio mantenere un approccio più classico perché consente una libertà assoluta senza comunque rinunciare all’aggiornabilità. Ciò non significa rinunciare ad automatizzare i processi ripetitivi, ma farlo in modo incrementale attraverso script personalizzati senza quindi ingessare l’impostazione quando il focus dell’azienda è quello di una forte reattività rispetto a esigenze di prodotti e mercati in continua evoluzione.