Accessibilità della terminologia nelle istruzioni per l’uso

Uno degli errori più comuni nella redazione di documentazione tecnica è quello di utilizzare un gergo. Infatti ogni settore, ogni area geografica, ogni comunità crea un proprio modo tipico di comunicare, ma questo è valido solo nel contesto in cui è stato creato. Pensiamo ad esempio a un gruppo di matematici, possono parlare fra loro usando una terminologia comune e si comprendono; si comprendono benissimo anche se trasferiscono alcune espressioni particolari nella quotidianità, ma diventano un po’ strani al di fuori del gruppo.

Chi scrive documentazione tecnica a volte fa uso di un gergo così interiorizzato da non costituire una scelta consapevole. Sono le parole che conosce, quelle che ha sempre usato, che usano i clienti e i fornitori. La consapevolezza e la capacità di distinguere fra la parola corretta e quella di uso comune nel proprio contesto sono il primo passo per scrivere in modo comprensibile da tutti.

Il secondo passo è cercare di capire quali sono le competenze del lettore: se ha una cultura tecnica specifica posso usare una terminologia settoriale, se è una persona senza una precisa identità professionale e culturale devo cercare di utilizzare un linguaggio semplice e diretto.

Le traduzioni

La necessità (di carattere legale e/o commerciale) di farsi capire in mercati diversi spinge le aziende a produrre documentazione tecnica multilingua. Maggiore è la complessità della terminologia usata, maggiore è la difficoltà di ottenere un’adeguata traduzione.

Un testo semplice e una terminologia ripulita da espressioni e vocaboli gergali consentono all’eventuale traduttore di essere più efficace ed efficiente.
Ma sui testi ci sarebbero da fare considerazioni di varia natura. A questo proposito vi invito a visitare il blog di Alessandro, un technical writer appassionato e attuale vicepresidente del Com&Tec (Associazione Italiana per la Comunicazione Tecnica).

La comunicazione visiva: illustrazioni, disegni, foto

Nelle istruzioni d’uso esiste un gergo visivo? Non mi riferisco a una modalità di rappresentazione (ad esempio disegno in prospettiva, disegno tecnico, schema elettrico…) ma penso al contenuto vero e proprio, agli elementi concreti e riconoscibili che costituiscono l’immagine.

Mi spiego meglio attraverso due esperienze concrete.

Illustrazione su una scheda di prodotto destinata al mercato africano

Dopo un periodo di utilizzo della scheda tecnica illustrata nel mercato africano si è compreso che il target non poteva riconoscere la situazione rappresentata a causa di alcuni elementi con forme differenti da quelle a cui era abituato; è stato necessario creare un’illustrazione specifica per il contesto, ponendo attenzione agli elementi locali.

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Particolare dell’illustrazione realizzata per il mercato africano.

Istruzione di un’attrezzatura, mercato globale

Istruzione d’uso dell’attrezzatura: nel corso di un intervento in loco (America Latina) l’azienda si è resa conto della difficoltà di seguire le istruzioni per la mancanza degli utensili necessari, semplicemente non reperibili.

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Alcuni utensili da falegnameria.

Con chi dobbiamo comunicare?

Forse non si tratta di vero e proprio gergo, ma se il nostro scopo è farci capire dobbiamo interrogarci sul mercato di destinazione del nostro prodotto e riflettere sull’esistenza o meno di specificità culturali, tecnologiche, umane. Se so per certo che il mio prodotto verrà venduto in un immaginario paese dove il 90% della popolazione è analfabeta dovrò ovviamente cercare di comunicare in modo visivo e di adeguarmi ai codici locali (se in quel paese il rosso significa “nessun pericolo”, evidentemente dovrò trovare un modo diverso per indicare una situazione a cui prestare attenzione).

Vale anche per gli utensili e le caratteristiche ambientali (tipologia di prese elettriche o di allacciamento).

Possiamo spiegare come montare un oggetto per appassionati del fai da te utilizzando avvitatori elettrici e bolle digitali, ma non possiamo usare gli stessi strumenti nel caso di un prodotto per un utente occasionale. In questo caso dobbiamo utilizzare i materiali in dotazione o plausibilmente in suo possesso.

Torniamo a un tema a me caro, l’identificazione del lettore: con chi dobbiamo comunicare?

Questa è la prima domanda da porsi, le risposte su stile di scrittura, terminologia e codice visivo da utilizzare ne sono sempre una conseguenza.