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Continuo con il racconto della mia esperienza come osservatore esterno al workshop organizzato alla Ginestra Fabbrica della conoscenza, a Montevarchi. Eh si, ho davvero ricevuto un sacco di stimoli!

Prima di tutto perché trovarsi in un ambiente creativo con persone sconosciute, di varie età, provenienze e formazione ti costringe a ripensare il tuo lavoro e il tuo modo di ragionare, poi perché effettivamente gli argomenti erano insoliti.

Dunque, dopo aver affrontato il problema della definizione dell’obiettivo o comunque aver scoperto una metodologia di problem solving (in questo caso il gruppo fa emergere problema e soluzione), vi racconto un’altra tecnica efficace. Stefano Schiavo di Sharazad ha spiegato il Visual Planning. Cos’è? Partiamo dall’inizio: avete presente un project? Si tratta di un software usato per definire e monitorare le attività e le risorse da utilizzare all’interno di un progetto. Zoho project è un project online, così come il più semplice wedoist. Ne abbiamo parlato anche un po’ di tempo fa. All’interno di altre aziende il software più comune è il Project di Microsoft.

Facciamo un esempio: nel nostro caso il progetto potrebbe essere “Istruzioni d’uso testa video” e le attività da svolgere per realizzare il progetto

  • briefing
  • ricevimento prototipi
  • ricevimento file 3d
  • stesura bozze immagini
  • stesura testo di massima
  • verifica materiale
  • realizzazione illustrazioni definitive
  • realizzazione testo definitivo inglese
  • realizzazione traduzioni 8 lingue
  • impaginazione
  • consegna file a tipografia
  • approvazione cianografica
  • stampa e imballaggio

Insomma, tutte le attività che vi vengono in mente. Le varie risorse sono  traduttori, tipografia, grafico, tecnical writer, progettista, etc. In un projet si organizzano le attività in modo interdipendente perché molte volte non si può fare un’attività se la precedente non è stata chiusa. Il Visual Planning porta tutte queste informazioni un un concreto pezzo di carta esposto in un luogo all’interno dell’azienda.

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Vi racconto il Visual Planning così come l’ho capito io. Elenco del materiale necessario:

  • un grande foglio di carta
  • pennarelli colorati
  • post-it colorati
  • un gruppo di lavoro di coordinamento (ovvero quelli che hanno il potere di far avanzare il progetto)

Si appende il cartoncino e si suddivide lo spazio in unità di tempo, diciamo 1 settimana, dall’avvio alla conclusione stimata. In alto a sinistra si scrive il gruppo di lavoro.

Poi si inizia ad inserire le attività individuate nella sequenza temporale entro la quale vanno realizzate. Le attività si scrivono sui post-it e si scrive il nome di “uno e uno solo responsabile dell’attività. Deve essere una persona appartenente al team di lavoro che eventualmente attiva risorse esterne, ma si fa garante della realizzazione puntuale del task (attività)”.

Un’attività importante e non posticipabile si chiama Milestone (pietra miliare) e si segnala con un post-it inclinato (quasi un rombo). Tutte le idee o problematiche che emergono nel corso delle riunioni di controllo vanno messe in un’area separata, dentro una nuvoletta. Appena emerge la criticità o la soluzione vanno spostate nell’area principale e attribuite a qualcuno.

La differenza principale fra Visual Planning e Project tradizionale è che ogni avanzamento o modifica nel piano di lavoro deve essere fatta in un momento condiviso e frontale in modo che tutte le problematiche latenti nel cambiamento possano emergere. Sono affascinata da queste tecniche. Senza questo confronto immediato si rischia di indicare come eseguita un’attività incompleta o di far slittare qualcosa senza tener conto delle conseguenze. Il rischio è quello di non rispettare i tempi o gli standard qualitativi a cui è abituato il cliente.

Coordinamento del gruppo e la responsabilizzazione dei singoli, queste sono le parole chiave!