Riflettevo oggi su come sia importante creare documentazione tecnica che garantisca qualità e flessibilità.

Lo spunto ovviamente viene da un’esperienza concreta: una serie di istruzioni (sequenza disegni di montaggio) per l’installazione di singoli componenti che si sommano per diventare un unico prodotto. In questo caso la complessità è data dalla variabilità: tipologia, quantità, caratteristiche particolari.

La situazione attuale prevede un manuale di montaggio unico che raggruppa tutte le tipologie di componenti.

L’installatore viene orientato grazie ad un indice.

E’ la situazione che il mio amico Manuel, grande esperto di modularità, definirebbe “architettura integrale” (Ulrich)

Implicazioni della situazione attuale:

  • un unico manuale installazione comprendente tutte le tipologie di componenti (sintesi-approccio integrale)
  • unico codice da gestire a livello di magazzino (semplicità)
  • da un punto di vista commerciale, avere una visione d’insieme offre un maggiore supporto di vendita
  • spreco di carta: sono spiegati prodotti che non vanno installati
  • non immediatezza: l’installatore deve fare un piccolo sforzo identificando nell’indice i componenti di suo interesse

Una possibile alternativa è quella di abbinare (anche fisicamente) le singole istruzioni di montaggio ai singoli componenti superando il concetto di manuale istruzioni unico. Per ottenere questo risultato è necessario definire in modo chiaro le interazioni standard tra i componenti.

Il vantaggio di questa alternativa sarebbe quello di evitare istruzioni non utili, ma concentrare l’utente solo sulle informazioni pertinenti.

Svantaggi:

  • possibile ridondanza (più istruzioni uguali se i componenti si ripetono)
  • la dispersione delle informazioni (non si trovano nello stesso luogo ma sugli imballi dei singoli componenti)
  • maggiori costi (stampare, rilegarle e abbinare singolarmente i libretti istruzione)

Ripartendo dai singoli manuali così ottenuti possiamo fare un ulteriore passo in direzione della modularità ricomponendoli in un unico luogo fisico (ad esempio, una busta separata)

  • no ridondanza
  • migliore accesso alle informazioni
  • da valutare l’aspetto costi di stampa

Ulteriore evoluzione in senso pienamente modulare è quella di ricomporre un unico manuale istruzioni di volta in volta personalizzato per la specifica composizione. Non ci sarebbe la sovrabbondanza di informazioni del primo caso, ma si manterrebbe l’integrità della documentazione tecnica.

Stefano mi dice che quest’ultima sarebbe la soluzione più Lean in quanto “tirata” dalle esigenze del cliente: < evitano scorte di istruzioni e relativo spazio occupato e inefficienza nella gestione delle stampe. Da approfondire le relazioni con il sistema informativo per mettere a flusso queste attività.>

A livello teorico potrebbe funzionare così:

  • l’ordine prodotto viene esploso nei suoi componenti per la produzione
  • la distinta base dell’ordine indica i codici dei libretti da inserire
  • generiamo un nuovo libretto inserendo in una palette di controllo solo i codici richiesti
  • figure e pagine vengono automaticamente aggiornate con la sequenza corretta
  • stampa manuale istruzione personalizzato

Non è certo come creare una sequenza ad hoc per l’installazione di un particolare prodotto, ma si tratta di un buon compromesso.

A livello di servizio, l’installatore trova quello e solo quello che gli serve per fare il suo lavoro.

Non c’è spreco di carta e inchiostro.

Probabilmente nel tempo si creerà automaticamente una libreria di istruzioni di montaggio che vanno a soddisfare tutte le casistiche (per quanto numerose le possibilità combinatorie, almeno dal punto di vista delle istruzioni, non sono infinite).

Ovviamente questi ragionamenti si possono fare nel caso in cui il prodotto stesso sia stato progettato in senso modulare.